5 Időgazdálkodási Tipp Kisvállalkozóknak

Vállalkozóként nap mint nap számtalan feladatot kell megoldanunk. Működtetjük a vállalkozást, kiszolgáljuk az ügyfeleket, adminisztrálunk, terméket fejlesztünk, stratégián dolgozunk, értékesítünk, kapcsolatokat építünk, érdeklődőket szerzünk, a pénzügyekkel foglalkozunk stb.

Nem elég, hogy ennyi a teendőnk, de a felgyorsult világunkban még számtalan irányból érkezhetnek felénk olyan impulzusok, amelyek elterelik a figyelmünket, kizökkentenek a munkából. Ráadásul mindezt úgy teszik, hogy sokszor mi magunk is csak utólag vesszük észre, hogy már rég nem azzal foglalkozunk, amivel kellene.

Előfordul néha Veled, hogy benne vagy egy fontos munkában, de jön egy email, egy telefon és teljesen kizökkent, sőt hosszú időbe telik, mire folytatni tudod?

Csak megnézel gyorsan valamit a neten és azon kapod magad, hogy már egy órája olvasgatod kedvenc hírportálod?

Sokszor azon veszed észre magad, hogy nem azokkal a dolgokkal foglalkozol, amelyekkel igazán kellene?

Nem tudsz elég időt szakítani önmagadra, a családodra?

Az idő egy olyan bankszámla, amiről csak kivenni lehet, de betenni nem. Éppen ezért fokozottan vigyázz az idődre és nagyon válogasd meg, hogy kivel és mivel töltöd!

Rögtön az elején azzal kezdek, hogy rácáfolok önmagamra. Olyan, hogy időgazdálkodás nem létezik. Mindenkinek 24 órája van és mindenkinek egyformán gyorsan telnek a percei, órái.

Ha vért izzadunk sem tudunk egy napba 25 órát belepréselni, vagy egy órából 70 percet kihozni.

24 órából áll a napja Warren Buffetnek és ugyanúgy 24 órából egy utcaseprőnek is.

De hogy ne ilyen demagóg példát hozzak, ugyanúgy 24 órából áll egy napja egy sikeres cégvezetőnek, mint ugyanazon a piacon, ugyanazzal a tevékenységgel, ugyanolyan feltételekkel működő sikertelen társának.

A különbség abban rejlik, hogy ki hogyan használja fel, mivel tölti a rendelkezésre álló idejét. Erre az egyre van hatásunk, ezt tudjuk befolyásolni.

Íme 5 tipp, amelyeket, ha megfogadsz és alkalmazol, akkor garantáltan pozitív hatással lesznek az időbeosztásodra.

Ahhoz, hogy az idődet olyan dolgokkal tudd tölteni, amelyek előre viszik a bizniszedet előszöris az kell, hogy legyenek üzleti céljaid. Hová szeretnél eljutni?

Nem elég, ha a fejedben vannak, de nem írod le. A fejben tárolt célokkal az a helyzet, hogy ritkán valósulnak meg. Év elején kitalálsz valamit, de ha nem írod le, akkor már az első negyedév végén sem biztos, hogy pontosan ugyanarra fogsz emlékezni (ha egyáltalán emlékszel még rá), mint amit év elején fejben elterveztél.

Mindenképpen írd le és pontosan fogalmazd meg!

Fontosak a stratégiai célok, de ha most még úgy érzed, hogy a hosszútávú tervezés nehezedre esik, mert a napi operatív munkák teljesen lefoglalnak, akkor először csak 1 éves távra tervezz.

(Ennek hátteréről bővebben itt olvashatsz.)

Határozz meg legfeljebb 7 dolgot, amelyeket a következő évben el akarsz érni. Inkább kevesebb legyen, de több semmiképp, mert annyit már nem tudnál kezelni.

Ahhoz, hogy a fenti céljaidat elérd, melyek a legfontosabb feladatok, amiket a következő negyedévben meg kell tenned? Ez se legyen több hétnél.

A negyedéves feladataid kipipálásához mit kell tenned a jövő héten? Vagyis melyek azok a top prioritást élvező heti teendőid, amelyeket végső soron az éves céljaid elérése érdekében el kell végezned?

Ha úgy érzed, hogy ennél még tovább kell bontanod, akkor minden este tervezd meg a következő napodat és határozd meg a heti teendőid közül azt, amit a következő napon elvégzel az egyéb teendőid mellett. Vagy inkább úgy mondanám, hogy az egyéb teendőidet megelőzően.

Ha elvégzed a fenti „rendrakást”, akkor sokkal koncentráltabban tudsz a valóban fontos dolgokkal foglalkozni, nehezebben térítenek el a céljaid elérése szempontjából jelentéktelen egyéb teendők és láss csodát, egyre több kitűzött célt fogsz megvalósítani határidőben.

Összefoglalva az első tippet: legyen kellően motiváló leírt célod, tervezd meg az oda vezető utat és az út megtételéhez szükséges lépések legyenek a legfontosabb napi teendőid, amelyekre folyamatosan emlékeztesd magad!

A szétaprózódásnak egy igen hatékony módja, ha folyamatosan hagyod elterelni a figyelmedet a bejövő üzeneteid miatt. Ez pedig stresszt okoz. Erről tanulmány készült, amelyben megállapították, hogy azok, akik folyamatosan nézik a bejövő üzeneteiket, sokkal stresszesebbek, mint akik csak naponta háromszor teszik mindezt.

Ha bejön egy email, sms, Slack, Messenger, Viber, Whatsapp, Snapchat……🤪😵 felsorolni is nehéz, hogy hányféle forrásból érkezhet üzeneted.

Szóval, ha bejön és hagyod, hogy elterelje a figyelmedet, vagyis elolvasod, akkor azon túl, hogy kizökkent az adott munkádból, még hosszú ideig nem is tudsz visszatérni, hogy folytasd azt. Ez pedig frusztrációt okoz, tehát stresszel.

A Kaliforniai Egyetem kutatása szerint, ha valakit munka közben félbeszakítanak (pl. egy bejövő email vagy sms csipogásával), akkor átlagosan 23 percet vesz igénybe, mire visszatalál a feladathoz.

Ha azonnal reagálsz, akkor az jó eséllyel újabb bejövő üzeneteket generál, tehát a figyelemelterelés csak még több figyelemeltereléshez vezet.

Hogyan tudsz védekezni a bejövő üzenetek ellen?

Az egyik, hogy fegyelmezed magad és nem olvasod el őket azonnal. Jelölj ki 2-3 alkalmat minden nap, amikor azzal foglalkozol, hogy elolvasod és megválaszolod a bejövő üzeneteidet!

Tudom, hogy egy felgyorsult világban élünk, ahol sokan indokolatlanul azonnali reakciókat várnak el tőlünk, de ha hagyod magad befolyásolni, akkor nem Te irányítasz, hanem a bejövő üzeneteid irányítanak Téged, a munkavégzésed hatékonysága pedig borzasztóan leromlik.

Ha másképp nem megy, akkor tiltsd le a telefonodon az értesítéseket, hogy még véletlenül se csábulj el!

Nemcsak a bejövő üzeneteidre igaz, hogy érdemes tömbösítve foglalkozni velük.

Internet

Vállalkozóként szinte elkerülhetetlen, hogy a napi munkádhoz ne használj internetet. Viszont az már csak rajtad múlik, hogy miután a munkád miatt megnéztél valamit, akkor ne kalandozzon el a figyelmed másfelé.

Csak gyorsan megnézed, mit ír a kedvenc hírportálod, csak átfutod a tegnapi meccseredményeket, eszedbe jut, hogy mit kellene megnézni a gyereknek stb. Ezekkel a „csak gyorsan megnézem” dolgokkal ismét hosszú percekre (ha nem órákra) kiiktatod magad.

Ha eszedbe jut valami, amit megnéznél, akkor írd fel és majd este vagy amikor koncentráltan erre szánod az idődet megnézed.

Utalások

Az általam megismert kisvállalkozások 99%-ánál semmiféle rendszer nincs a kötelezettségeik elutalásának ügyintézésében. Beérkezik egy számla, valamikor foglalkoznak vele és ha nem felejtik el, akkor időben elutalják.

Ennek sokszor az a következménye, hogy akkor is késve utalnak, amikor szándékuk és pénzük is van fizetni, csak egyszerűen elfelejtik, elmarad. Apróságnak tűnhet, de a cég és a cégvezető reputációjában óriási károkat tud tenni. Különösen akkor, ha éppen az adóhatóság felé fennálló tartozás határidőben történő kiegyenlítése marad el a figyelmetlenség miatt. Ők nem szórakoznak udvarias emlékeztetőkkel, hanem ha lejár a tartozás, akkor azonnal beinkasszálják. Ha 5 számlája van a cégnek, akkor mind az 5 számláról.

Vagyis egy ilyen figyelmetlenségnek az is lehet a következménye, hogy ötször fizeted ki a tartozásod, amit utána csak nagyon körülményesen tudsz visszakapni. Ráadásul még megbízásokat is bukhatsz emiatt, mert rákerül a cégedre az „adótartozása van” bélyeg. Az pedig nagyon tud fájni.

Javaslom, hogy azon túl, hogy a bejövő számlák kezelésének is legyen egy rendszere (de erre most nem térek ki), a fizetési kötelezettségek elutalását is szorítsd keretek közé.

Jelölj ki a héten egy vagy két napot, amelyek utalás napok lesznek! Az addig beérkezett számlákat a kijelölt napon nézd át és utald el egyben és ne összevissza minden nap egyet-egyet!

Ha nincs időd ennyit foglalkozni az utalásokkal, akkor olvasd el a blogbejegyzésemet a témában!

Még akkor is, ha egyedül vagy a vállalkozásodban, nem kell minden feladatot feltétlenül Neked elvégezned.

Olyan jellegű feladatokat, amelyekhez nem szükséges a Te szakértelmed és cégvezetői szereped, azokat delegáld le a kollegáidnak vagy szervezd ki például egy virtuális asszisztensnek!

Adminisztratív feladatok, számlázás, utalások rögzítése, különféle kimutatások, statisztikák készítése. Bármi, amit Te utálsz csinálni, de a vállalkozásod működtetéséhez el kell végezni.

Ne félj ezektől megszabadulni! Képzeld el, hogy vannak olyan emberek, akik pont azokat a feladatokat imádják, amiket Te utálsz.

Örülj ennek és vedd igénybe a szolgálataikat!

Te pedig koncentrálj azokra a feladatokra, amelyek a cég vezetésével kapcsolatosak, amiket élvezel csinálni és amikben jó vagy!

Attól tartasz, hogy nem fogják olyan kiválóan elvégezni a feladatokat, mint ahogyan Te tetted?

Amit utálsz megcsinálni, de mégis csinálod, azt egy olyan ember, aki szereti csinálni, élvezettel és valószínűleg jobban is fogja elvégezni, mint Te magad.

Egyébként pedig ökölszabály, hogy ha valaki legalább 80%-osan meg tudja azt csinálni, amit Te, akkor már érdemes delegálni neki a feladatot.

Sokszor találkozom azzal a félelemmel, hogy nem bízik a cégvezető másokban, különösen nem egy külsős segítségében. Nem bíz rá adatokat, mert attól tart, hogy visszaél velük, a cég pénzügyeit csak és kizárólag ő intézheti stb.

Természetesen minden esetben meg kell tenni a visszaélések megelőzéséhez szükséges lépéseket. Titoktartási záradék a szerződésben, vagy titoktartási nyilatkozat, az adatok megfelelő informatikai és fizikai védelme.

Azonban arra nem lehet építkezni, hogy mindenki velünk akar kiszúrni, vissza akar élni a bizalmunkkal.

Persze, ha eleve van a cégnek, cégvezetőnek rejtegetni valója, mert például a pénzügyekben nem minden hófehér…

Sorry, de ezzel én nem foglalkozom. Legyen hófehér, és akkor nincs ilyen gond.

Melyek a hatástöbbszöröző eszközök? Minden olyan eszköz, ami megkönnyítheti az életed, egyszerűbbé teszi egyes feladatok elvégzését, segít a munkád során.

Egy hagyományos határidőnapló is már hatástöbbszörözőnek számít, de a XXI. században azért nem meglepő, hogy itt különböző applikációkról, programokról lesz szó.

Mutatok párat, amelyeket magam is használok.

Evernote

Az Evernote gyakorlatilag egy jegyzetkészítő alkalmazás. Bármilyen ötletet, elképzelést, listát, hangjegyzetet, képet, weboldalt elmenthetsz, kategorizálhatsz, csoportosíthatsz.

Nemcsak magadnak készítheted a jegyzeteidet, de meg is oszthatod azokat, például a kollegáiddal.

Mivel felhő alapú, így jegyzeteidet szinkronizálhatod a telefonod és számítógéped között, így bármikor kéznél lesznek.

Az alapvető funkciói ingyenesen is használhatóak, de ha teljesen ki akarod aknázni a lehetőségeit, akkor azért már fizetni kell.

Bitrix24

Ha vannak ügyfeleid 😊, akkor előbb-utóbb, de inkább előbb szükséged lesz egy olyan szoftverre, ami segít az ügyfelekkel kapcsolatos feladataidat, folyamataidat, az ügyfelek életútját nyomon követni, támogatja a házon belüli feladatok elvégzését és a kitűzött céljaidhoz elvezető út során felmerülő teendők kipipálását.

A Bitrix24 egy ilyen program, amit imádok és használok már jó ideje. Ha még nem használtál korábban CRM vagy ügyviteli programot, akkor lehet, hogy összetettnek fog tűnni, de nem olyan bonyolult, mint ahogyan az elsőre kinéz.

Van saját belső chatje is, amin keresztül a kollegáiddal vagy akinek hozzáférést biztosítasz tudsz biztonságosan kommunikálni.

Vannak még alternatívák, ha ezt bonyolultnak találnád, amelyek szűkebb funkcionalitással ugyan, de remekül használhatók. Pl. Trello, Asana, Monday, Clickup

Billingo

A számlázással és a hozzá kapcsolódó teendőkkel sok időt el lehet tölteni, főleg, ha nem használsz online számlázót.

Miért szeretem a Billingot?

• Mivel online számlázó, így bárhol tudok számlázni, ahol internet van. Nemcsak bárhol, de bármilyen eszközről is, amin van internet és böngésző.
• Mivel online, így az első adandó alkalommal ki tudtam szervezni a számlázást a virtuális asszisztensemnek. Sőt, a könyvelőmnek is hozzáférést adtam, hogy ne kelljen a kiállított számlákat még külön elküldenem neki.
• Mindig is utáltam a felesleges nyomtatásokat, a papírpazarlást. A számlázás terén ennek vége, hiszen e-számlát állítok ki, amit a szoftver azonnal el is küld emailben, így még ezzel sem kell külön foglalkoznom.
• Nem kell a NAV online felületén bejelentgetnem a kiállított számlákat, mert a Billingo egy beállítást követően automatikusan megteszi.

És még sorolhatnám tovább az előnyöket, de már a fentiekből is láthatod, hogy mennyi időpazarló apróságtól mentesülsz, ha használod.

Salesautopilot

A SAPI, ahogyan mindenki becézi, egy marketing hatástöbbszöröző eszköz.

A feliratkozók gyűjtése, az automatizált email küldés, értékesítés, felmérések és még sok más marketinghez kapcsolódó funkciót lát el és képes ezeket automatizáltan elvégezni.

Sőt, CRM rendszerként is funkcionálhat, bár akinek a Bitrix24 bonyolult, annak nem a SAPI lesz a legjobb megoldás erre.

Most azonban szorítkozzunk a marketing és értékesítést támogató funkcióira.

Például jelentkezel online egy rendezvényre, mint amilyen a Vállalkozz Okosan! tréning, kitöltöd a jelentkezési lapot, ami után online fizetsz, vagy automatikusan kapsz egy díjbekérőt, visszaigazoló levelet, anélkül, hogy ebbe bárkinek manuálisan bele kelljen avatkoznia.

Ha ilyen automatizmusokkal találkozol, akkor jó eséllyel a SAPI dolgozik a háttérben.

Rendkívüli módon megkönnyíti az életed, hatékonyabbá teszi a folyamataidat és használata abszolút profi képet mutat a vállalkozásodról.

One Drive/Google Drive

Mindkettőt használom. Mindkettő felhő alapú tárhelyet biztosít, plusz a Google a saját szolgáltatásán belül még számos egyéb alkalmazást is ad ingyen, de erről most nem beszélek.

A vállalkozásokat egyre inkább digitalizálni kell, ha növelni szeretnénk a hatékonyságot. A minél kevesebb papír és minél több elektronikus dokumentum tárolás felé haladunk öles léptekkel.

Ez utóbbit célszerű úgy végezni, hogy ne egy konkrét számítógép életétől függjenek az elektronikusan tárolt dokumentumaink, hanem kellő biztonságot adó felhő alapú tárhelyben gondolkodjunk.

Biztonságos, kényelmes, tetszés szerint bővíthető és távolról is hozzáférhetővé tehető bárki számára, akinek hozzáférést akarsz biztosítani részben vagy egészben a dokumentumaidhoz.

Nézzük át összefoglalva az 5 tippet még egyszer.

1. Tűzz ki célokat, írd le őket, tervezd meg a hozzájuk vezető utat! Az út megtételéhez szükséges lépések pedig prioritást élvezzenek az egyéb teendőiddel szemben.

2. Védd magad a bejövő üzeneteid káros hatásától és hozz létre a napjaidon belül 2-3 olyan rövid időszakot, amikor koncentráltan az üzeneteiddel foglalkozol!

3. Amit lehet, azt tömbösítve végezz! Határozz meg utalás napokat a heti beosztásodban, amikor elvégzed az aktuális utalásaidat! Legyen dedikált számlázási nap! Internetet csak akkor használj, ha a munkádhoz feltétlenül szükséges, minden egyéb megnéznivalót (hírek, Facebook, meccs eredmények, akármi) írj fel és este, munka után foglalkozz velük!

4. Amit lehet, azt delegálj vagy szervezz ki, hogy Te azokra a feladatokra tudj koncentrálni, amelyekre a vállalkozásod első embereként szükséges!

5. Használj hatástöbbszöröző eszközöket, amelyek rendkívüli módon növelni tudják a hatékonyságot és megkönnyítik az életed!

Az idő drága és gyorsan telik. Amit elvesztegetsz, azt már nem tudod visszapótolni. Egyet tehetsz, véded az idődet és megteszel mindent annak érdekében, hogy hatékonyan használd fel.

Ezek gyors tippek voltak, melyeket ha megfogadsz és alkalmazol, akkor biztosan hatékonyabb leszel.

Ennél többre vágysz? Szeretnéd kimaxolni a hatékonyságod?

A Te sikeredért!

Mojzes Gábor