Rövid múltra visszatekintő vállalkozásfejlesztési pályám során eddig több, mint 20 céggel volt szerencsém dolgozni. Építőipartól a kereskedelmen át, a gyártókig. Agrárcégtől a szolgáltatóig. Néhány tízmilliós árbevételtől a közel 10 milliárdosig. Elég változatos a kép.

Ugyan a minta kicsi, de ahhoz éppen elegendő, hogy megerősítse azt a bölcsességet, amelyet már oly sok rendkívül nagytudású vezető elmondott korábban.

Ha változást akarunk, akkor előbb nekünk kell megváltozni. Jim Rohn néhai vállalkozó, író és motivációs előadó így fogalmazott:

„Hogy megváltozzanak a körülményeid, neked kell először megváltoznod. Ahhoz, hogy más legyen a helyzeted, neked kell másnak lenned. Az anyagi sikert mindig meg kell, hogy előzze, a személyiséged fejlődése.”

Ez pontosan igaz a vállalkozásokra, vagyis a cégvezetőkre is.

Változzon mindenki, csak én nem

Az alábbi képpel, illetve annak mondanivalójával sokan találkoztak már. Mindenki jót mosolyog rajta, ha meglátja, majd, amikor eljön az ideje, akkor az emberek jelentős többsége pontosan úgy viselkedik, mint a képen látható hallgatóság.

Cégvezetőknél is látom. Elvárják, hogy mindenki változzon, változtasson, de ők nem hajlandóak változni, vagy ha úgy tetszik, fejlődni.

Szerencsére most már igyekszem úgy szűrni az ügyfeleimet, hogy akiben nincs meg a hajlandóság a változásra, azzal nem dolgozom együtt. Világosan tisztázom velük az első beszélgetésünk alkalmával, hogy amit én nyújtok számukra, az nem egy gyógyszer, vagy varázspor, amelynek hatására azonnal megoldódik minden problémájuk, hanem egy életmód. Vagyis nekik is változni, fejlődni kell.

Képtelenség azt várni bárkitől is, hogy hosszan tartó pozitív változást hozzon a vállalkozásunkba anélkül, hogy mi magunk változtatnánk addigi cégvezetői szokásainkon, felfogásunkon.

Persze a szűrőm nem volt mindig így beállítva, így beleszaladtam én is olyan cégvezetőbe, aki képtelen volt a változásra.

A legfőbb kihívása nem volt egyedi, és a megoldás is elég kézenfekvő volt, amit már az első konzultáció alkalmával felvázoltam neki. 5 hónap munka után azonban még mindig ugyanott tartottunk, és feltette nekem ugyanazt a kérdést, amit már 5 hónappal azelőtt megválaszoltam neki. Hiába tettem bele a magam részéről a munkát, erőfeszítést, ha ő egyszerűen képtelen volt változni és a hozzáállásán változtatni.

Nyitottnak kell lenni

A változásra nyitott cégvezetőknél egészen más a helyzet. Velük lehet dolgozni, lehet haladni, mert tudják és megértik azt, hogy tartós sikert csak úgy tudunk elérni a közös munkánk során, ha ők is hajlandóak változtatni eddigi szokásaikon, képesek kilépni a komfortzónájukból és zsebre tenni az egójukat. Az eredmény nem marad el.

Rendszeresen visszatérő kihívásaid vannak a vállalkozásodban?

Mielőtt a körülményeket, a munkatársaidat, ügyfeleidet kezded el okolni, először nézz magadba! Vizsgáld meg, hogy min kellene változtatnod magadon ahhoz, hogy változzanak a körülmények!

Gyakran hallom cégvezetőktől, hogy a munkatársakra panaszkodnak. Nem pontosak, nem elég jók, nem megfelelő a hozzáállásuk stb. Ki vette fel őket?

Miért nem néznek magukba, hogy mit rontottak el, mit kellene másképpen csinálniuk ahhoz, hogy ne ilyen munkatársakkal vegyék körbe magukat?

Lehet, hogy változtatni kellene a toborzás-kiválasztási folyamataikon?

Lehet, hogy az alapértékeiket, a víziójukat pontosan meghatározva, egy karakteres cégkultúrát kellene felépíteni, ami be tudja vonzani a megfelelő embereket?

Lehet, hogy jobb vezetőnek kellene lenniük?

Lehet, hogy ismerniük kellene az alapvető személyiségtípusokat, hogy jobban tudják kezelni az embereket?

Ha meg akarod változtatni a körülményeidet, először mindig azt vizsgáld meg, hogy neked miben kellene megváltoznod, mert a változás mindig veled kezdődik.

Egy szűk vállalkozói körben készült felmérés eredményeit olvastam a hétvégén. A válaszokból az körvonalazódott ki, hogy a kitöltők közül sokan küzdenek az idővel. Nem kifejezetten erre irányult sem a felmérés, sem a konkrét kérdés, amelyre néhányan ezt a választ adták, tehát valószínűsítem, hogy a válaszadók még nagyobb arányánál jelent kihívást az időhatékonyság.

Munkám során is szinte mindig előjön ez a téma ügyfeleimnél és a tréning résztvevőimnél egyaránt.

Több oka lehet

Az időhiány érzésének kialakulása több okra vezethető vissza, amelyekről részletesen beszélek egy hamarosan elérhetővé váló időhatékonysági tréningemen.

Egy ilyen okról már írtam nemrég, és egy másik okhoz is találtam egy tökéletesen hozzá illő idézetet.

„Nem mindig az a legfontosabb, ami a leghangosabban kiabál.” – Bob Hawke, korábbi ausztrál miniszterelnök

Sokszor beleesünk abba a hibába (én is), hogy fontosnak látszó, vagy fontosnak vélt dolgokat veszünk előre, és elhanyagolunk miattuk olyan feladatokat, amelyek ténylegesen azok.

Létezik a klasszikus mátrix, amiről már valószínűleg mindenki hallott, amelyben rendszerezni kell a sürgős, nem sürgős, fontos és nem fontos feladatokat.

Eisenhower-mátrix a hivatalos neve, az USA egykori elnöke, Dwight D. Eisenhower után.

Ő mondta egyszer, hogy: „Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős az ritkán fontos”.

Az első lépés

Hasznos időhatékonysági eszköz, azonban a használatát meg kell előzze egy nélkülözhetetlen lépés, mely hiányában nehéz lesz eldönteni, hogy mi a fontos és mi nem az.

Ez a lépés pedig nem más, mint a célok felállítása és a tervezés. Igazából nem is egy lépés, hanem kettő.

Ha nem tudod, hova tartasz, mit akarsz elérni, akkor azt sem tudod megállapítani, hogy mi az a tevékenység, ami közelebb visz ehhez és mi nem. Más szóval mi a fontos és mi nem az.

Ha nem tudod, hova tartasz, akkor nem is fogsz oda eljutni.

Az ilyen céltalan vállalkozóknál látom, csak csinálják, amit csinálnak, ami adott esetben jó, és valamennyire növekednek is, de nincsen semmi kézzel fogható elképzelésük arra vonatkozóan, hogy mit szeretnének elérni.

Azon túl, hogy általában ezzel a hozzáállással nem lehet nagy dolgokat véghez vinni, a céltalanság következménye sokszor a kiégés.

Kicsit előre szaladtam. Visszakanyarodva az eredeti témához, jelentősen elősegíti az időhatékonysággal kapcsolatos kihívásaid leküzdését, ha tisztázod magaddal, hogy mit akarsz elérni rövid, közép és hosszútávon.

Alkalmazhatsz akármilyen módszert, technikát, ami növeli a hatékonyságodat, nem fog hosszú távú javulást eredményezni, ha a célokkal kapcsolatos első lépéseket kihagyod.

A kristálytiszta célok birtokában az időhatékonysággal kapcsolatos kihívásaid egy része sem lesz kihívás többé.

„A” vállalkozás, aki előfizetéses szolgáltatásokat árul egyszer, egy véletlen folytán észrevette, hogy egyik szolgáltatásuk előfizetőinek hónapokon keresztül nem számlázták ki az előfizetési díjakat. És tényleg csak véletlen volt, hogy észrevették, nem tudatos ellenőrzésnél bukott ki.

„B” vállalkozásnál nehéz megoldani a helyettesítést. Minden munkatárs profi a saját területén, teszi a dolgát nap mint nap, viszont, ha valaki lebetegszik vagy elmegy szabira, akkor káosz van. Leginkább azért, mert vele együtt távoztak a napi munkájával kapcsolatos tudnivalók is. Aki helyettesíti, általában csak félinformációkkal rendelkezik és emiatt nehézségek, hibák, problémák keletkeznek.

„C” vállalkozás vezetője nem lát ki a napi feladataiból. Rengeteg olyan feladatot végez, amit már régen delegálnia kellett volna, de arra sincs ideje, hogy átadja ezeket. Persze benne van az a félsz is, hogy ha kiadja a kezéből, akkor nem úgy lesz elvégezve, ahogyan ő tenné. Így viszont sem magára, sem a családjára nincs ideje, és egészségügyi problémák is kongatják már a vészharangot.

Mi a közös bennük? 

Mindhárom vállalkozás közös jellemzője, hogy egyiküknek sincs (vagy legalábbis nem volt) folyamatleírása.

Tapasztalataim alapján a kisvállalkozások problémáinak jelentős része a fenti tényre vezethető vissza.

Emiatt van az, hogy nehéz a helyettesítést megoldani, nehéz új munkaerőt beintegrálni, nehéz delegálni, időnként csontvázak esnek ki a szekrényből. Az ügyfelek kiszolgálása azon múlik, hogy éppen ki foglalkozik velük, és még ha ugyanaz a munkatárs is, akkor sem egyforma az élmény.

A cégvezető azt hiszi, hogy egy munkafolyamatot úgy végeznek a munkatársak, ahogyan azt ő elképzeli, de a valóság általában más képet mutat. A fő mozgatórugó a megszokás. Ki így, ki úgy végzi ugyanazt a munkafolyamatot, ennek megfelelően az eredmény is mindig eltérő.

Az ilyen és ehhez hasonló működéseket egyvalaminek biztosan nem lehet nevezni: hatékonynak.

Tényleg le kell írni?

Tényleg. Amennyiben hatékony működésre vágysz, és a fent ismertetett problémák bekövetkezésének a valószínűségét minimálisra akarod csökkenteni, akkor ezzel kell kezdened.

Sokan megpróbálják megúszni, és inkább egy szoftveres megoldásban gondolkodnak, de erről bővebben kifejtettem már a nézőpontomat ebben a cikkben.

Persze nem kell rögtön több száz oldalas kézikönyvekre gondolni. Vázlatosan, lépésről lépésre írd le, hogy mi, mi után következik, hol, mi történik.

Ez szükséges ahhoz, hogy a folyamatokat egy mederbe tereld, és amennyire lehetséges, standardizáld.

Ha azt akarod elérni, hogy a folyamatok nélküled is úgy működjenek, mint veled, akkor muszáj leírnod őket és elérned, hogy a munkatársaid kövessék is őket.

Oké, leírom, és azután?

Ha már leírtad azt, hogy mit is csináltok, utána lehet elkezdeni a hatékonysággal foglalkozni. Nyilván menet közben magatoktól is rájöttök majd néhány helyen, hogy mit csináltok rosszul, vagy egy folyamat két, három, négyféle megközelítéséből melyiknek kellene a véglegesnek lennie.

Azonban ez az a pont, ahol érdemes bevonni egy külső szakértőt.

A folyamatokat bárki le tudja magának írni. Ehhez nem kell feltétlenül szakértő. Én ugyan elkészítem a folyamatleírások vázlatát és a folyamatábrákat az ügyfeleimnek, de a lényeg akkor jön, amikor azt nézzük meg, hogy mit tudnának hatékonyabban végezni.

Mindenkinek szüksége van egy külső szemre, aki elfogulatlanul képes objektíven látni a vállalkozását és rávilágít olyan pontokra, amiket a cégvezető már nem vesz észre. Nem azért, mert nincs meg hozzá a tudása vagy tapasztalata. Egyszerűen azért, mert a saját vállalkozásával szemben mindenki (én is) elfogult, és sokszor nem látja a fától az erdőt.

Akár igénybe veszel külső segítséget, akár saját erőből próbálod megoldani, mindenképpen kell a leírás és még inkább a folyamatábrák, amelyek segítenek az átláthatóságban. Ezek híján minden hatékonyságnövelési kísérlet csak esetleges lesz.

Ahogy Kurt Gödel osztrák matematikus mondta:

Ahhoz, hogy ki tudj lépni a saját rendszeredből, látni kell azt kívülről. Dokumentált folyamatok és folyamatábrák nélkül azonban ez nem megy.