Felejtsd el az adminisztrációt!

Koncentrálj arra, ami a pénzt hozza a vállalkozásodba, az adminisztrációt pedig bízd ránk!

 

Így működik

Mennyibe kerül most az adminisztrációs feladataid elvégzése?

Nézzünk két példát:

1. példa

Te magad végzed az adminisztrációt a vállalkozásodban

Tegyük fel, hogy az órabéred nettó 10.000 Ft.

Minden adminisztrációval eltöltött óra alatt 10.000 Ft-ot buksz, mivel nem a pénztermelő tevékenységeddel foglalkozol.

Ha egy hónapban 10 órát töltesz adminisztrációval, akkor az 100.000 Ft bevételkiesést jelent a vállalkozásod számára.

Hogyan tudsz ezen változtatni?

Megbízol minket és kiszervezed nekünk az adminisztrációt. 10 órás csomag esetén ezért a szolgáltatásért óránként nettó 6.000 Ft-ot fizetsz, viszont nem kell adminisztrációval foglalkoznod, tehát megkeresheted a 10.000 Ft-ot helyette.

Mi történik?

Minden adminisztrációval töltött óra a vállalkozásodban nem 10.000 Ft bevételkiesést, hanem 10.000 Ft – 6.000 Ft=4.000 Ft plusz bevételt jelent.

Jelen példában ez havonta 40.000 Ft többletbevétel úgy, hogy még egy hatalmas nyűgtől is megszabadultál.

Ráadásul a szolgáltatás díját még el is számolhatod költségként.

Kell ennél jobb?

És ez csak a kezdet….

2. példa

Alkalmazol valakit az adminisztratív feladatok elvégzésére

A jelenlegi (2022) minimálbérrel számolva egy alkalmazott legalább 226.000 Ft-ba kerül neked havonta.

És ez csak a bér és járulékai. Ezen felül pénz kell fordítanod a kiválasztására, helyet és eszközt kell neki biztosítanod. Be kell tanítanod és foglalkoznod kell minden egyéb munkaügyi feladattal és kihívással, ami egy alkalmazottal együtt jár.

Mindezt úgy, hogy nem termel, mivel adminisztratív feladatokat végez.

Erősen diszkont áron számolva is minimum 300.000 Ft/hónap kiadást jelent Neked, plusz a fent említett munkaügyi feladatokat és kihívásokat.

És mire betanul és önállóan dolgozik, lehet, hogy talál egy kicsivel többet fizető állást és otthagy. Semmi garancia nincs rá, hogy fél vagy egy év múlva még nálad dolgozik.

Hogyan tudsz ezen változtatni?

Megbízol minket és kiszervezed nekünk az adminisztrációt. Ezért annyit fogsz nekünk fizetni, amennyit ténylegesen dolgozunk. Nincs kávészünet, ebédszünet, cigiszünet és egyéb munkaidőt kitöltő, de negatív produktivitású tevékenység.

Nem kell toborzás-kiválasztásra költened.

Nem kell sem helyet, sem eszközt biztosítanod a munkavégzéshez.

Nem kell munkaügyi feladatokkal és kihívásokkal foglalkoznod, mert nem leszünk az alkalmazottaid.

Nem kell bért és járulékait kigazdálkodnod és fixen fizetned minden hónapban.

Mi történik?

Profi segítséget kapsz. Nem ma kezdtünk el adminisztratív feladatokkal foglalkozni.

Sok céget láttunk már, sokféle megoldásban van gyakorlatunk, gyorsan felvesszük a tempót.

Többen vagyunk, így nem egy emberen múlik az adminisztraív feladataid elvégzése. Ha a dedikált asszisztensed kiesik, megoldjuk a helyettesítést.

Megbízással dolgozunk, így a szolgáltatás díjat teljes egészében elszámolhatod költségként.

Miért éri meg?

Gondolj másképp az adminisztrációra!

A mai digitális világban már szinte minden adminisztratív feladat kiszervezhető, így nagyon sok esetben felesleges ezek elvégzésére felvenni valakit.

Nagyon drága tud lenni, ha a vállalkozó maga végzi az adminisztrációt, hiszen a pénztermelő tevékenységétől, a vállalkozása fejlesztésétől vagy a feltöltődésre, pihenésre szánt szabadidejéből vesz el értékes időt.

Munkaerőt felvenni azonban szintén drága, főleg egy kisvállalkozás számára. Ráadásul a felvett munkaerőt be kell tanítani, lebetegedhet, szabadságra akar menni és könnyen elképzelhető, hogy fél év, egy év múlva már nem is lesz a cégnél és kezdheted előlről az egészet.

Az adminisztrációtól azonban úgyis megszabadulhatsz, hogy közben nem kell a fentiek miatt aggódnod.

A mi támogatásunkkal nyugodtan koncentrálhatsz a fontosabb dolgokra tudva azt, hogy az adminisztratív munkák jó kezekben vannak.

Szolgáltatások

Pénzügyi adminisztráció

– kimenő, bejövő számlák kezelése/rendszerezése

– könyvelési anyag előkészítése

– utalások előkészítése

– pénzügyi kimutatások, táblázatok készítése/vezetése

– bankszámlakivonatok egyeztetése

Ügyviteli adminisztráció

– adminisztratív folyamatok kialakítása

– adatrögzítés

– belső kimutatások, statisztikák elkészítése

– kötelező hatósági adatszolgáltatások előkészítése

– ajánlatok, szerződések előkészítése

– adatgyűjtés (potenciális ügyfelek, konkurencia figyelés, piaci információk)

– időpontfoglalás

– eseményszervezés (céges utazás, céges rendezvények)

– elektronikus hivatali ügyintézés

– pályázati adminisztrációs feladatok

Kreatív és egyéb feladatok

– írott szövegek korrektúrázása, blogcikkek ellenőrzése (proofreading)

– egyedi projekt jellegű feladatok

– videóvágás és fotószerkesztés

– social media felületek kezelése

Hogyan dolgozunk?

Minden együttműködést egy kéthetes próbaidőszak előz meg, amely lehetőséget biztosít Számodra a szolgáltatás kipróbálására. Ezt követően átbeszéljük a tapasztalatokat, adunk egy személyre szabott árajánlatot és eldöntöd, hogy folytatjuk-e az együttműködést.

Ez fog történni

Nézzük át lépésről lépésre, hogy mi fog történni, ha megrendeled a szolgáltatást.

1. Díjbekérő a próbaidőszakról

A megrendelést követően kapni fogsz egy díjbekérőt, mely a próbaidőszak díját tartalmazza.

2. Online interjú

A díjbekérő kiegyenlítését követően időpontot egyeztetünk Veled egy online interjúhoz. Az interjú azt a célt szolgálja, hogy megismerjünk Téged, a vállalkozásodat és azt, hogy milyen feladatok elvégzésében tudunk Neked segíteni.

3. Szerződéskötés

Megkötjük a szerződést a próbaidőszakra és ezzel párhuzamosan tájékoztatást kapsz arról is, hogy ki lesz az asszisztensed.

4. Próbaidőszak

Az asszisztens bemutatását követően kezdetét veszi a kéthetes próbaidőszak.

A szolgáltatást teljeskörűen nyújtjuk a próbaidőszak alatt is, nem csak ízelítőt kapsz belőle.

A cél az, hogy kipróbálhasd a szolgáltatást, kiderüljön, hogy miben lehetnénk a hasznodra, hogyan tudunk segíteni.

5. Árajánlat adás

A próbaidőszak tapasztalatai alapján árajánlatot adunk a további együttműködésre.

6. A szolgáltatás élesítése

Amennyiben szimpatikusak vagyunk és az árajánlat is elnyerte tetszésed, akkor élesítjük a szolgáltatást.

A korábban megkötött szerződésünket módosítjuk az árajánlatban elfogadottakkal.

A csapat

Mojzes Gábor

Mojzes Gábor

cégvezető, szervezetfejlesztési tanácsadó

Burián Krisztina

Burián Krisztina

virtuális aszisztens

Rák Dominika

Rák Dominika

virtuális asszisztens

Alapértékeink

Kölcsönös bizalom és az adott szó ereje

Együttműködésünk kölcsönös bizalmon alapul. Tartjuk magunkat az adott szóhoz és mindent megteszünk, hogy kiérdemeljük mások bizalmát.

Pontosság

Pontosak vagyunk és tiszteletben tartjuk egymás idejét, mert tudjuk, hogy az idő egy olyan bankszámla, amiről csak kivenni tudunk, befizetni azonban nem.

Felelősségvállalás

Minden tettünkért és cselekedetünkért teljes felelősséget vállalunk.

The Show Must Go On hozzáállás

Az elvállalt feladatokat tűzön vízen át végrehajtjuk, nincs lehetetlen.

Megoldás orientáltság

Nem a problémák érdekelnek, hanem a megoldások. A fókusz mindig a megoldáson van.

Mindig többet adunk

Mindig többet adunk, mint amennyit az ügyfél elvár és amennyiért az ügyfél fizetett.

Árak

Minden együttműködésünk egy próbaidőszakkal kezdődik, melynek során  megismersz minket, egy kedvezményes áron kipróbálod a szolgáltatást, és mi is megismerünk Téged és a vállalkozásodat. A próbaidőszak lejáratát követően átbeszéljük a tapasztalatokat és személyre szabott árajánlatot adunk a további közös munkára.

Egyedi igények és projektmunkák esetén keress minket az elérhetőségeinken!

Gyakori kérdések

Mit jelent a virtuális asszisztens? Hogyan kell őt elképzelni?

A virtuális asszisztens egy hús vér ember. Azért virtuális, mert nem ül az irodádban, hanem távolról, online dolgozik.

Különbség az is, hogy nem a Te alkalmazottad. Egy virtuális asszisztensnek általában több ügyfele van. Hasonlóan, mint a könyvelődnek. Ő sem csak Neked könyvel, hanem több cégnek párhuzamosan.

Milyen feladatokat tudok nektek kiszervezni?

Nagyon leegyszerűsítve a választ bármit, ami nem igényel személyes jelenlétet.

Manapság az adminisztratív feladatok döntő többsége online elvégezhető. Lehet, hogy nálad még nem ez a helyzet, de abban is tudunk segíteni, hogy hatékonyabb legyen az adminisztrációd.

Felsorolok néhány olyan feladattípust, amit nyugodtan ránk bízhatsz: pénzügyi adminisztráció (kimenő és bejövő számlák kezelése, utalások rögzítése, kimutatások, statisztikák elkészítése), ügyviteli adminisztráció (adatrögzítés, árajánlatok, szerződések előkészítése; adatgyűjtés, e-ügyintézés), pályázati adminisztráció, írott szövegek ellenőrzése, korrektúrázás; kisebb események szervezése, időpontfoglalás, helyszínfoglalás, utazás szervezés.

Vannak olyan kreatív munkák is, amelyben szintén tudunk segíteni. Honlap- és webshopkarbantartás, frissítés, grafikai munkák, képszerkesztés, videóvágás, social media felületek kezelése, prezentációk elkészítése, marketing automatizációs szoftverekkel történő munkák.

Miért jobb ez, mintha felvennék erre egy embert?

Sok esetben az adminisztratív feladatok időigénye nem indokolja, hogy ezért 8, 6 vagy akárcsak 4 órára alkalmazz valakit. Ahhoz viszont sok időt és energiát emésztenek fel, hogy Te végezd őket.

Ha mégis van annyi teendő, hogy legalább egy 4 órás munkaidőt kitöltsön, akkor is vedd figyelembe a következőket: a munkaerő drága, bért és járulékot kell utána fizetni folyamatosan növekvő minimálbér mellett (feltételezem, hogy szabályosan, bejelentve alkalmazol valakit). Ezefelül, valahova le kell ültetned, és eszköz is kell számára biztosítanod a munkavégzéshez. Ezek a minimum követelmények.

Ráadásul a megfelelő ember megtalálása sem egyszerű. A toborzás sok esetben drága és időigényes. Ha meg is találod a látszólag megfelelő embert, akkor sincs semmi garancia rá, hogy még fél év múlva is nálad fog dolgozni. Közben pedig elmegy szabadságra, megbetegedhet, hogy az emberi természetből fakadó problémákról már ne is beszéljünk.

Ezzel szemben, ha minket bízol meg, akkor garantáltan profi segítséget kapsz. Még abban is segítünk, hogyan tehetnéd hatékonyabbá a munkafolyamataidat.

Mi többen vagyunk, több mindenhez értünk, ahogy azt az előző kérdésre adott válasznál is olvashatod.

Ugyan kapsz egy dedikált asszisztenst, de ettől még egy csapat áll mögötted. Ha a Te asszisztensed lebetegszik, szabadságra megy, akkor sem maradsz egyedül, mert megoldjuk a helyettesítést, ha szükséges.

Ezért cserébe nem fix bért és járulékait kell havonta fizetned, hanem a megbízási díjunkat, amit teljes egészében elszámolhatsz költségként.

Hogyan tudom ellenőrizni, mennyit dolgozott az asszisztens?

Az asszisztensek minden tevékenységüket rögzítik percre pontosan. Hónap végén pedig összesítőt küldünk, melyben részletesen láthatod, hogy melyik feladatra mennyi időt fordított.

Hogyan számolunk el, mi alapján fizetek a szolgáltatásért?

Alapvetően két eset lehetséges.

Először is választhatsz normál óradíj alapú elszámolást. Ekkor hónap végén elküldjük a már említett munkaidő összesítőt jóváhagyásra. Amennyiben jóváhagyod, akkor kiszámlázzuk a szerződés szerinti óradíjjal.

A másik lehetőség, hogy előfizetést választasz. Havi 8-9 óra felett már érdemes előfizetést választani. Minél magasabb az előfizettt órakeret, annál kedvezőbb az óradíj. Ezen felül az előfizetőket azzal is jutalmazzuk, hogy garantáljuk számukra a kapacitást és a helyettesítést is.

Előfizetés esetén hónap elején küldjük a díjbekérőt é hónap végén ugyanúgy megkapod a munkaidő összesítőt.

A fentieken túl lehetnek még egyedi projekt jellegű megbízások, amiket egyedi árazással végzünk.

Az előfizetés mennyi időre szól? Nem akarok elköteleződni.

Abszolút rugalmasak vagyunk. Az előfizetés mindig egy hónapra szól és minden hónap végén lehetőséged van módosítani (felfele és lefele is), illetve viszatérni normál óradíjas elszámoláshoz.

Mi történik akkor, ha több feladat van, mint amennyi az előfizetésem szerinti  havi órakeretembe belefér?

Természetesen előfordulhat, hogy egyik hónapban becsúszik olyan többletfeladat, aminek elvégzése több időd vesz igénybe, mint az órakereted.

Előszöris az asszisztensed mindig jelzi feléd, ha már csak 1-2 óra van a keretből. Amikor kimerítetted az előfiizetett órakeretedet, akkor ezt ismét jelezzük feléd, Neked pedig döntened kell, hogy ennek ellenére dolgozzunk tovább vagy sem. Ha tovább dolgozunk, akkor a kereten felüli első két órát még az előfizetés szerinti óradíjjal, minden továbbit pedig már normál óradíjjal számolunk el utólag.

Mikor dolgozik az asszisztens? Fix munkaideje van?

Minden asszisztens magának osztja be a idejét, senkinek sincs fix munkaideje.

Mielőtt elkezdünk Veled dolgozni, tartunk egy online interjút, ahol többek között arra is rákérdezünk, hogy szükséged van-e fix rendelkezésre állásra, esetleg hétvégi munkavégzésre és ennek megfelelően állapodunk meg.

Egész jól hangik minden, de nem tudom, hogy én mit tudnék kiszervezni Nektek?

Egész biztos vagyok benne, hogy tudunk segíteni. Vedd fel velünk a kapcsoltot és beszéljünk egyet. 

© Folyamatok.hu – 2022

 

Tel.: +36202533511

Email: info@folyamatok.hu