A távmunka eddig csak elvétve jelent meg a magyar vállalkozások körében. Március közepétől azonban egyik napról a másikra hirtelen tömegével kellett átállniuk rá és megoldani az addig megoldhatatlant. Nekik hozok néhány alkalmazást, melyek home officehoz kifejezetten ajánlottak.
Mára már minden vállalkozó és vállalkozás a saját bőrén érzi, hogy a 2008-as válságot követő gazdasági fellendülés nemhogy belassult, de a koronavírus miatt meghozott intézkedések hatására falba ütközött.
Aki nem tudja a munkáját átterelni az online térbe, annak sajnos határozatlan ideig kényszerszünet lesz.
Rajtuk ez a cikk sem segít.
Home Office
Aki viszont olyan munkát végez, amit a megváltozott körülményekre való tekintettel online is el lehet részben vagy egészben végezni, annak segítségére lehetnek a következő sorok.
Hatalmas előnyben vannak most azok a vállalkozások, akik az idők szavára hallgatva már régen digitalizálták, amit tudtak, és tevékenységeik során amennyire csak lehet, kihasználták az online világ adta lehetőségeket.
Megismerkedtek és használnak olyan alkalmazásokkat, melyek most lényegesen leegyszerűsítik a home officera történő átállásukat.
Biztosan sokan mások is megtehették volna ezt, de nem tették.
Nem voltak rákényszerülve vagy egyszerűen csak idegenkedtek az online világtól, a digitális tértől.
A jelenlegi helyzet azonban őket is rákényszeríti, hogy modernizáljanak és amit már évekkel ezelőtt meg kellett volna tenniük, azt most megtegyék.
Az alábbiakban felsorolok pár általam is használt applikációt, szoftvert, megoldást, ami segíti az online munkavégzést.
Alkalmazások
Google Drive/One Drive
A digitalizáció és az online munkavégzés egyik alapfeltétele, hogy legyen egy olyan tárhelyünk, ami nem fizikai helyhez és eszközhöz között, hanem bárhol elérjük, ahol internetkapcsolat van.
Persze a nulladik lépés az, hogy minimálisra csökkentsük a papír alapú dokumentumainkat vagy ha mindenképpen papíron (is) kell tárolnunk, akkor legalább beszkennelve digitalizáljuk, amit lehet és fontos.
Az elektronikus dokumentumainkat pedig ne a számítógép merevlemezén tároljuk, hanem egy megfelelő felhő alapú tárhelyen.
Ilyen például a Google Drive, ami 15GB-ig ingyenesen használható számos kiegészítő applikációval egyetemben.
A feltöltött dokumentumokat ugyanúgy mappákba tudjuk rendezni, mintha a saját számítógépünkön lennének és akár a mappákhoz, vagy csak egy-egy fájlhoz hozzáférést tudunk biztosítani másoknak is.
Így biztosítható, hogy a munkatársak, ügyfelek, partnerek is lássák és dolgozni tudjanak azzal, amivel dolgozniuk kell függetlenül attól, hogy mi hol vagyunk és ők hol vannak.
A One Drive szintén egy felhő alapú tárhely, ami a Microsoft szolgáltatásainak része. Ez már fizetős, de több szempontból munkavégzéshez és irodai környezethez jobban illik, mint a Google Drive.
Mindkettő tárhely elérhető offline is, vagyis akkor is, ha nincs éppen internetkapcsolat. Az offline használatban nálam a One Drive a nyerő.
Zoom
Az online térben nemcsak a dokumentumainkat tudjuk elérni, hanem egymást is.
Békeidőben is sokszor hatékonyabb, ha egy-egy megbeszélés miatt nem utazunk órákat és akár több száz kilométert, a mostani kényszerhelyzetben pedig lassan nem marad más lehetőség.
Létezik számtalan megoldás a videós beszélgetések lebonyolítására (pl. Messenger, Skype, Hangouts, Viber, Whatsapp), azonban munkamegbeszélésekhez, tárgyalásokhoz, értekezletekhez a Zoom a legjobb alkalmazás, amit ismerek.
Az egyik nagy előnye, hogy csak a hívást kezdeményezőnek kell regisztrált felhasználónak lennie. Vagyis a hívást fogadó félnek elég csak az általunk átküldött hivatkozásra kattintania és egy böngészőben megnyílva már kezdhetjük is a megbeszélést.
Remekül használható a képernyő megosztás, tehát prezentációkat is gond nélkül le tudunk vetíteni vagy bármi mást meg tudunk mutatni a segítségével.
Kiválóan alkalmas sok résztvevős webinárok megtartására, de egyik ismerősöm már fitnesz edzést is tartott 27 főnek Zoomon.
A jó hír, hogy egy hívó és egy fogadó fél esetén korlátlan ideig ingyenesen használható és ennél több résztvevő esetén is 40 percig ingyenes.
Billingo
Online számlázás. Legkésőbb nyár közepére így is úgy is át kell állni rá.
Nézzük az előnyeit:
- nincs papír
- nem kell postázni
- nincs számlatömb
- könnyen kiszervezhető a számlázás
- automatizálható folyamatok
- könnyebb a kintlévőségek nyomonkövetése
- a kiállított számlákat a könyvelő letöltheti magának
- automatikus adatszolgáltatás a NAV felé
- személyre szabható számla
- automatikus értesítések
- könnyen összeköthető egyéb adminisztrációt és értékesítést támogató applikációkkal
- nem helyhez és nem eszközhöz kötött használat.
És még sorolhatnám tovább.
Lehetséges alternatíva: Számlázz.hu
Birtix24
Függetlenül attól, hogy normális mederben zajlanak a hétköznapok, vagy meg kell oldani az otthoni munkavégzést, egy feladattámogató rendszerre mindenkinek szüksége van.
Még jobb, ha az egyszerűbb feladattámogatásnál többet tud és akár CRM funkciók is vannak benne.
Még az egyszemélyes vállalkozásoknál is képtelenség minden feladatok és az egyes ügyfelekkel kapcsolatos aktuális teendőket fejben tartani anélkül, hogy valami ne maradjon el, valamivel kicsússzunk a vállalt határidőből, mert elfelejtettük.
Az ügyfelek az élményért fizetnek és akkor vásárolnak újra tőlünk, illetve akkor ajánlanak szívesen másoknak, ha az élmény minél jobb. Ezt az élményt azonban csak akkor tudjuk következetesen minden ügyfélnek nyújtani, ha ebben támogat minket egy megfelelő szoftver.
Látjuk benne, hogy milyen feladataink vannak, melyik ügyféllel hol tartunk, milyen határidőink vannak, a munkatársaink éppen min dolgoznak és hol tartanak benne stb.
Erre kiválóan alkalmas a Bitrix24. Sőt, még ennél jóval többre is. Azonban aki még soha nem használt ilyen szoftvert, az szerintem ne ezzel kezdje, mert elsőre lehet, hogy bonyolultnak tűnik. Pedig nem az.
Jóval kevesebb funkcióval és inkább csak feladat-/projekttámogatásra alkalmas célszoftverek még a teljesség igénye nélkül a JustDoo, Monday, Trello, Asana.
—
A fentieken túl még számos megoldás létezik a digitalizáció és az online világ előnyeinek kihasználásához, de kezdetnek szerintem ennyi bőven elég.
Bízom benne, hogy a fentiek segítenek Neked is az új körülményekhez alkalmazkodni, és ezáltal enyhíteni a jelenlegi helyzet miatt befékezett gazdaság okozta negatív hatásokat.
