Mi a vállalkozói időhiány egyik legfőbb oka?

Mi a vállalkozói időhiány egyik legfőbb oka?

A kisvállalkozói időhiány egyik általam tapasztalt leggyakoribb oka, hogy a vállalkozók olyan tevékenységek végzésével töltik idejüket, amiket eleve nem nekik kellene csinálni, illetve nem úgy, ahogyan csinálják.

Árajánlatokat, szerződéseket készítenek, számláznak, utalásokat rögzítenek, statisztikákat gyártanak és még lehetne sorolni.

Igen, jól látod: ezek jellemzően adminisztratív tevékenységek.

Azon túl, hogy nem ezekkel kellene foglalkozniuk, a vállalkozók többsége személyiségtípusából és habitusából adódóan utálja is ezeket elvégezni. Így nem elég, hogy az idejüket vesztegetik vele, de még frusztrálja is őket.

Már hallom is a következő érveléseket:

„De hát Gábor, én egyéni vállalkozó vagyok, mégis ki csinálja ezeket, ha nem én?”

„Nincs annyi adminisztratív feladat, hogy megérné felvennem ezért valakit.”

„Az én munkatársaim szakemberek, akiknek az a dolga, hogy a cég alaptevékenységét végezzék. Nem bízhatom rájuk ezeket a feladatokat!”

„Árajánlatot csak én tudok adni, hiszen én szabom az árakat.”

„Én nem bízok senkiben annyira, hogy az utalásaimat elvégezze.”

Megválaszolom ezeket szépen sorban.

„Egyéni vállalkozó vagyok, mégis ki csinálja ezeket, ha nem én?”

Egyéni vállalkozó vagy, tehát nincs munkatársad, akire rábízhatnád az adminisztratív feladatokat. Sőt, nem akarsz, vagy nem engedhetsz meg magadnak ilyen munkatársat.

Van egy jó hírem. Erre már egy jó ideje van megoldás. Úgy hívják, hogy virtuális asszisztens.

Őt nem úgy kell elképzelni, mint a Star Wars sorozatban hologramos kivetítéssel megjelenő figurákat.

A virtuális asszisztens egy hús- vér ember, aki azonban nem ül melletted a cégednél, és nem az alkalmazottad. Hogy helyileg hol van, az teljesen lényegtelen, az viszont nem egy utolsó szempont, hogy a bérét és járulékait nem Neked kell kifizetni.

Megbízási szerződést kötsz vele, jellemzően havi x óra rendelkezésreállásra, amiért megbízási díjat fizetsz. Ő pedig szépen elvégzi helyetted a rábízott feladatokat.

„Nincs annyi adminisztratív feladat, hogy megérné felvennem ezért valakit.”

Erre is a virtuális asszisztens a legjobb megoldás. Akkor adsz neki feladatot, amikor van. Ez lehet havi 5-6 óra, de lehet 50-60 is. Egy tesztidőszak alatt kitapasztaljátok, hogy mennyi feladatot tudsz neki adni, aztán ez alapján megállapodtok a havi órakeretben.

Tudom, miről beszélek, mert én is egyedül vagyok, de már 10 hónapja virtuálisan itt van velem Kriszta, az asszisztensem is és imádom. Egyáltalán nincs sok adminisztratív feladat nálam, de hihetetlenül jó érzés tudni, hogy ezeket nem nekem kell elvégeznem.

Ő készíti elő az árajánlatokat, a szerződéseket, ő számláz, ő iktatja a bejövő számlákat és többek között még ezeket a blogcikkeket is vele olvastatom át, mivel – ahogy azt nemrég egy Facebook posztban is kifejtettem – az írásaim jellemzően tele vannak elgépelésekkel, elírásokkal, amiket én már képtelen vagyok észrevenni, ő viszont képes rá.

„Az én munkatársaim szakemberek, akiknek az a dolga, hogy a cég alaptevékenységét végezzék, nem bízhatom rájuk ezeket a feladatokat.”

Oké, hogy nem a mérnöködnek, értékesítődnek, marketingesednek, szerelődnek stb. adod ki az adminisztratív feladatokat, de kérdem én: Te mi vagy? Nem cégvezető egészen véletlenül? A cégvezetőnek sem az a dolga, hogy ilyen feladatokkal töltse az értékes idejét.

A virtuális asszisztens ekkor is jó megoldás. Ha meg már annyi a feladat, hogy akár egy napi 4 órás munkatársat leterhelne, akkor meg el kell kezdeni matekozni, hogy melyik éri meg jobban.

„Árajánlatot csak én tudok adni, hiszen én szabom az árakat.”

Amint korábban már említettem, nálam Kriszta készíti elő az árajánlatokat. Nem azt írtam, hogy ő szabja meg az árat, csakhogy ő készíti elő az ajánlatot. Nekem annyi dolgom van vele, hogy beírom az árat.

Persze nem mindenkinél lehet ilyen könnyen kiszervezni, mert ha a terméked vagy szolgáltatásod ügyfelenként nemcsak árban tér el, hanem tartalmát tekintve is, akkor nehezebb a dolgod.

Ilyenkor én azt javaslom az ügyfeleimnek, hogy próbálják meg összeszedni, hogy milyen változók lehetnek egy árajánlatban. Ezen változók értéke, milyen tényezőktől függhet?

Ebből már össze lehet állítani egy olyan anyagot, aminek a segítségével más is el tudja készíteni az árajánlatot, és Neked csak ellenőrizni kell azt.

Az pedig már egy teljesen más történet, hogy nem kell az elkészítéssel bajlódnod, csak egy kész ajánlatot kell átnézned és jóváhagynod.

„Én nem bízok senkiben annyira, hogy az utalásaimat elvégezze.”

Először is, bontsuk ketté ezt a feladatot. Egy dolog az utalási megbízás berögzítése, és egy másik annak aláírása és elküldése.

Ha még papír alapú utalásokat szoktál a bankfiókodba bevinni személyesen, akkor először ezen kell változtatnod.

Ha már internetbankot használsz, akkor annyi a dolgod, hogy bemész a bankba, és az erre kijelölt kollegádnak vagy a virtuális asszisztensednek kérsz lekérdezési jogosultsággal hozzáférést az internetbanki felülethez. Ez azt jelenti, hogy be tud lépni, be tudja rögzíteni az utalásokat, de sem aláírni sem elküldeni nem tudja azokat. Az továbbra is a Te feladatod lesz.

A rögzítés delegálása ismét egy csomó időt és energiát megspórol Neked, mert az aláírás és az utalás elküldése már nem egy nagy munka.

Ahhoz, hogy a fenti hatékonyságnövelési tippeket mind meg tudd valósítani az kell, hogy a vállalkozásod minél inkább digitalizált legyen? Például: online számlázó, internetbank, felhő alapú adat és dokumentumtárolás stb.?

IGEN, de 2019 végén nem érzem úgy, hogy ez különösebb magyarázatra szorulna.

Kíváncsi vagy még, hogy milyen területeken tudnál hatékonyságot növelni, hogy mind Te, mind a munkatársaid, mind az ügyfeleid még elégedettebbek, még boldogabbak legyenek?

Gyere el a Kisvállalkozói Rendszerépítő Tréningre!

Vállalkozói magány

Vállalkozói magány

Volt már olyan érzésed, hogy egyedül vagy a vállalkozásod problémáival?

A párod nem vállalkozó, nem tudod rendesen átbeszélni vele a bizniszedet.

A munkatársaid bármilyen jó szakemberek is, de nem vállalkozók, így ezen a téren velük sem mész sokra.

A barátaid sem vállalkozók, így az üzletről nem tudtok érdemben beszélgetni, mert nem értik a kihívásaidat.

Egyedül maradsz.

Ezt hívják vállalkozói magánynak. Átbeszélnéd a felmerült kérdéseidet, megvitatnád a kihívásaidra válaszul adható megoldásokat, de nincs kivel.

Főleg akkor van így, ha még a vállalkozói karriered elején vagy, és még nincsenek olyan vállalkozó ismerőseid, akikkel időnként megoszthatnátok egymással tapasztalataitokat, nehézségeiteket.

Pedig milyen jó is az, ha beszélgethetsz olyannal, aki már járt ott, ahol Te most tartasz, vagy majd csak ezt követően fogsz tartani. Már túl van azokon a kihívásokon, amikkel Te még csak most fogsz szembesülni.

Hihetetlenül jó érzés, hogy felteheted valakinek a kérdéseidet, kikérheted a véleményét és egy nyelvet beszéltek.

Keresd más vállalkozók társaságát!

Pontosítok. Keresd olyan vállalkozók társaságát, akik bizonyos területeken előrébb tartanak, mint Te. Tőlük tudsz tanulni, az ő tapasztalataikból tudsz építkezni.

Még jobb, ha ezt valamilyen szervezett formában teszed, mert ott tuti olyan vállalkozókkal fogsz találkozni, akik nyitottak, segítőkészek és szívesen megosztják tapasztalataikat.

Egy dologra viszont mindig figyelj!

Először adj!

Akármilyen kihívásodra is keresed a megoldást, az első mindig az legyen, hogy Te miben tudsz a másiknak segíteni!

Kulcsmondat nyitásnak: Mi a legnagyobb kihívásod jelenleg a vállalkozásodban?

Biztosan Te fogsz tudni segíteni neki? Nem. De lehet, hogy ismersz valakit, aki már tudna segíteni és máris megoldottad egy problémáját.

Ezt követően örömmel fog ő is segíteni Neked, örömmel ajánl vagy mutat be ismerőseinek.

Vállalkozói közösségek

Szerencsére már sok lehetőség van Magyarországon is, ahol kisvállalkozók formálnak különféle közösségeket azért, hogy egymást segítsék.

Az egyszerűbb formái a zárt Facebook csoportok. Különböző témák köré létrejött online közösségek, ahol az adott témával kapcsolatosan segítik egymást. Ez lehet értékesítés, marketing, HR vagy bármilyen egyéb üzleti témakör.

Aztán vannak kisvállalkozásokkal foglalkozó trénerek, akiknek egy-egy programjuk résztvevői alkotnak közösségeket és segítik egymást. Vannak marketing, vállalkozásfejlesztés vagy akár egy szoftver kapcsán létrejött közösségek is.

Léteznek különféle szervezetek, akik profi hátteret biztosítanak a kapcsolatépítéshez és így építenek közösségeket. Ilyen a BNI vagy a Bizalmi Kör.

Az egymás segítésének legmélyebb és talán leghatékonyabb formája a Mastermindok, ahol kis létszámú vállalkozók alkotnak zárt csoportot és találkoznak egymással rendszeresen, hogy megoldják egymás üzleti kihívásait.

Jómagam is tagja vagyok a fenti formák közül többnek is és imádom. Jó érzés egymást segíteni és kölcsönösen megosztani azokat a tapasztalatainkat, amiket az egyikünk már átélt, a másik pedig még nem.

A saját kérdéseimen túl mindig érkezik egy olyan ötlet, inspiráció, amit egy másik vállalkozó kapott az ő kihívására válaszul, de én is be tudom építeni a bizniszembe.

Kisvállalkozói Rendszerépítő Tréning

Nem titkolt szándékom, hogy a Kisvállalkozói Rendszerépítő Tréning résztvevői között is egy hasonló közösség alakuljon ki.

Akik egy nyelvet beszélnek, egymást segítik a vállalkozásuk fejlesztésének megvalósításában. Megosztják kihívásaikat, ötleteiket, megoldásaikat egymással és közös erővel tudják mindannyijuk vállalkozását egy új szintre emelni.

Gyere el a Kisvállalkozói Rendszerépítő Tréningre és vegyél részt egy ilyen közösség kialakításában!