Egy szoftver vajon megoldja a problémáidat?

Egy szoftver vajon megoldja a problémáidat?

Szükség van rá

Meglátásom szerint minden vállalkozásban szükség van legalább feladat-/projekttámogató szoftverre.

Hogy CRM rendszerre vagy ügyviteli rendszerre szüksége van-e mindegyiknek, azon már lehet vitatkozni. Bár igazából a vita tárgyát inkább a szoftver ára képezné és nem a kihasználhatósága.

Mivel azonban ezekből is léteznek ingyenesen is jól használható változatok, így akár  lehetne mindenkinek.

Alkalmassá lehet válni

A kérdés inkább az, hogy alkalmas-e rá mindegyik vállalkozás, hogy bevezessen ilyet?

Nem, de mindenkit alkalmassá lehet tenni.

Szükség van minden vállalkozásban szoftveres támogatásra (ügyviteli rendszer, CRM rendszer, projekttámogatás stb.), ez nem kérdés. Még az egyszemélyes vállalkozásoknak is lényegesen meg tudja könnyíteni az életét. Hatékonyabb ügyintézés, kevesebb hiba, elmaradás, elfelejtett feladatok, ígéretek, egyszerűbb adminisztráció.

Rengeteg időt tudnak vele megspórolni, könnyebb a feladatok nyomon követése, számonkérése, számlázása, mérése.

Kiszervezni is lényegesen könnyebben tudnak feladatokat, és a kiszervezett feladatok nyomon követése pofonegyszerű szoftveres támogatással.

Ezt már csak azért is merem ilyen határozottan állítani, mert én is használok ügyviteli rendszert és lényegesen megkönnyíti a kiszervezett folyamataim koordinálását.

Hol a hiba?

Sokan tisztában is vannak ezekkel az előnyökkel és azért, hogy élvezzék őket, elkezdenek használni egy szoftver. Akár még fizetnek is érte.

Használják, de valahogy nem váltja be a hozzá fűzött reményeket. Valami nem stimmel és általában a szoftvert hibáztatják, hogy nem tudja megfelelően támogatni a folyamatokat.

Volt már ilyen élményed? Nálad mi volt az ok?

Rendszer

Nemrég egy CRM, ügyviteli, termelésirányítási szoftvereket fejlesztő cég előadásán hallottam ezt a zseniálisan megfogalmazott mondatot:

„A szoftver nem csinál rendet, de megköveteli.”

Ez a kulcs. Sokan azt hiszik, hogy a rendszer hiányát, a kidolgozatlan folyamatokat majd a szoftver fogja megoldani.

Nem fogja, épp ellenkezőleg. Ahhoz, hogy használni és kihasználni tudj egy ilyen szoftvert, előbb a rendszert, a folyamatokat kell gatyába rázni a cégedben.

E nélkül olyan egy szoftver bevezetése, mintha egy építész ingoványos talajra építené fel a házat. Nem lesz hosszú életű.

Ahhoz, hogy egy szoftver hatékonyan támogatni tudja a üzletmenetet, először standardizálni és dokumentálni kell a folyamatokat.

Először rendet kell rakni, hogy a szoftver aztán a rend megtartásában tudjon hatékonyan segíteni. Semmiképp sem fordítva.

Nehézséget okoz, hogy hogyan dokumentáld a folyamataidat?

Az egyik legbosszantóbb kommunikációs hiba, amit a kisvállalkozások is elkövetnek

Az egyik legbosszantóbb kommunikációs hiba, amit a kisvállalkozások is elkövetnek

Előrebocsátom, hogy nem vagyok kommunikációs szakember.

Valahogy azonban úgy alakult az életem, hogy igényem és érzékem is megvolt mindig az egyszerű és bárki számára érthető kommunikációhoz témától függetlenül.

Szakembernyelv

Ezért rendkívüli módon tud bosszantani, amikor egy szakember a szakmájáról egy nem szakemberrel képtelen úgy beszélni, hogy a nem szakember meg is értse, amit mond.

Bankos koromban kifejezettem nem szerettem azokat a szakmai eseményeket, amelyeken döntő többségben bankosok vettek részt, mert képtelenek voltak a munkájukkal kapcsolatban emberi nyelven kommunikálni. Röpködtek az idegen szavak, szakkifejezések, mintha egy másik országban lettünk volna. Nem éreztem jól magam.

Persze tisztában voltam miről beszélnek, csak ugyanazt én egyszerűbben és közérthetőbben fogalmaztam meg.

Sosem értettem, hogyha valamit el lehet úgy is mondani, hogy bárki megértse, miért kell úgy fogalmazni, hogy csak nagyon kevesen értsék? Ettől többnek, okosabbnak tűnik, aki mondja?

Ez nemcsak bankos körökben van így.

KPI, integritás, kohézió, HUB, risk management, transzdiszciplináris, transzformáció és még sorolhatnám sokáig.

Mind olyan kifejezés, amelyekkel tele vannak a menedzsment szakkönyvek, előadások, szakértői beszélgetések.

Sőt, majdnem az internettel egyidősek azok a bullshit generátorok, amelyek hasonló szavakból kreálnak random mondatokat, amik marha jól hangzanak, de semmi értelmük nincs.

Érdemes megnézni, mert jókat lehet szórakozni rajtuk. Csak írd be a Google-be, hogy bullshit generátor és menj rá az első találatra! 😊

Magyar-magyar fordítás

Ezzel még önmagában nem lenne gond, hiszen minden szakmának megvan a maga (belső) nyelvezete. Viszont, ha azt szeretnénk, hogy ezt az is megértse, aki felé kommunikálunk, akkor célszerű lenne az ő nyelvére lefordítani.

Ellenkező esetben egy dolgot fogunk elérni, de azt nagyon hatékonyan: elijesztjük őt.

A közlő fél felelőssége

Ezt látom, amikor olyan nagyobb szervezetek próbálnak nyitni a vállalkozások, azon belül is a kkv-k felé, mint például egyetemek, önkormányzatok, kamarák.

Kiváló a kezdeményezés, jó az ötlet és igény is volna rá, de egyszerűen nem tudják megfogalmazni úgy a mondanivalójukat, hogy azt a kkv-k megértsék.

Röpködnek az akadémikus szakzsargonok, megfogalmazások, körmönfont, nyakatekert mondatok, amikből a másik oldal általában egy kukkot sem ért. Pedig elvileg neki szólna. Nagyjából úgy néznek az ilyen “nekik szóló” szövegekre, mint a fenti képen az úr.

Persze a kezdeményezők oldalán ez hogyan csapódik le? Mi nyitottunk a vállalkozások felé, de kicsi volt az érdeklődés. Hát persze, ha nem értik…

Egy kommunikációs tréningen tanultam, hogy ha nem megy át két fél között az információ megfelelően, akkor azért mindig a közlő fél a hibás.

A hiba az Ön készülékében (is) van

Kisvállalkozások is gyakran beleesnek abba a hibába, hogy azt feltételezik, az ügyfeleik is értenek ahhoz a szakmához, amiben tőlük kérik a segítségüket.

Honlapon, hirdetésben, személyes kommunikációban úgy kezelik az ügyfelet, mint egy szakmabelit, és elvárják, hogy megértsenek egy szakmai szöveget. Aztán meg csodálkoznak, hogy mit nem értenek rajta, amikor világosan le van írva vagy elmondtak mindent.

Az ügyfelek nem szakemberek,  problémáik vannak, amikre megoldásokat keresnek.

Nem az érdekli, hogy hova hostoljuk az email szervert és milyen email aliasokat használunk.

Neki az a gondja, hogy a levelei szerteszét vannak, névre szóló céges emailcíme van, amire boldog, boldogtalan írogat. Egyszerűsíteni szeretné az életét és tehermentesíteni magát az emailáradattól.

Az én ügyfeleim sem azzal keresnek meg, hogy kellene egy jó kis SWOT analízis, vizsgáljuk meg a KPI-okat vagy fókuszáljunk az alapértékeken alapuló dolgozói értékelésre.

Elakadásaik vannak. Úsznak a napi feladatokban, a nem tisztázott felelősségi körök miatt konfliktusok, problémák, hibák nehezítik a napjaikat, amik ügyfélvesztéshez vezetnek, vagy egész egyszerűen nincs idejük önmagukra, a családjukra, mert a vállalkozásuk rabjai.

Ismerd az ügyfeleid problémáit!

Aki ismeri az ügyfeleit, ismeri a kihívásaikat, tud ezekre megoldásokat javasolni és a mondandóját is így fogalmazza meg, az nyer.

Aki úgy tud a saját szakmájáról beszélni, hogy a hozzá nem értő is megértse, miről van szó, az egyrészt bizonyítja, hogy valóban ért hozzá, másrész bizalmat épít a másik félben azzal, hogy az ő nyelvén beszél.

A bizalom pedig döntő tényező lehet egy versenytárssal szemben az ártól függetlenül is.

Kedves vállalkozó társaim! Mielőtt az ügyfeleitekkel beszéltek gondoljatok bele milyen az, amikor a könyvelőtök, az informatikusotok, a bankosotok beszél veletek és a felét nem értitek annak, amit mond!

Jó érzés? Az ügyfeleitek is pont így éreznek, amikor Ti hasonlóképpen kommunikáltok velük. Vegyétek a fáradtságot, rakjátok félre a szakmai büszkeséget, „ereszkedjetek le” az ő szintjükre és beszéljetek úgy, hogy azt meg is értsék!

Ami pedig még fontosabb: az ügyfél problémáira fókuszáljatok és arra, hogyan fogja megoldani a Ti szolgáltatásotok/terméketek azokat!

Mit mérjek a vállalkozásomban?

Mit mérjek a vállalkozásomban?

Egy korábbi írásomban már volt szó az üzleti mérőszámokról. Az ügyfeleimmel való közös munkák azonban rávilágítanak arra, hogy ezt a témát nem lehet elégszer elővenni.

Rongyosra ismételt közhely, hogy amit mérsz, azt tudod javítani. A szép az, hogy ez igaz is. Legfeljebb annyival lehetne kiegészíteni, hogy amit nem mérsz, azt nem tudod tudatosan javítani. Hiszen, ha nem méred, akkor honnan tudod, hogy javult?

Ok, ok, de akkor mi mérjek?

Erre a kérdésre nincs általános, mindenkire érvényes konkrét válasz. Én sem tudom azt mondani az ügyfelemnek, hogy: tessék, innentől ezt meg ezt kell mérned!

Minden vállalkozás más. Más fontos az egyiknek, mint a másiknak. Függ a folyamataitól, a tevékenységétől, a marketingjétől és még sok minden egyébtől.

Csak iránymutatást tudok adni a gondolkodáshoz, és ehhez mindig eljátsszuk az alábbi játékot.

Képzeld el, hogy az őserdő közepén vagy. Se telefon, se internet. Minden nap kapsz egy papírt, amin 5-6 szám van a vállalkozásodról. Szerinted melyek legyenek azok a számok, amelyekből meg tudod állapítani, hogy a céged jól megy, vagy valahol gáz van?

Ne akadj el ott, hogy minden nap kapsz számokat, ez még nem jelenti azt feltétlenül, hogy minden nap változnak is.

Ha erre a kérdésre nem tudsz válaszolni, akkor valószínűleg nem mérsz semmit a cégedben tudatosan. Itt az ideje elkezdeni.

Hangsúlyozom azonban, hogy nincs jó vagy rossz válasz. El kell kezdeni mérni és majd menetközben látni fogod, hogy jó mérőszámot választottál-e, amit használni tudsz, vagy sem.

A lényeg

Az azonban kulcsfontosságú, hogy olyan mérőszámokat válassz, amik alapján döntéseket tudsz hozni.

Azért most már valami konkrétumot is mondhatnék. Legalább példákat.

Fontos, hogy amikor mérőszámot választasz, akkor az ne eredményszám legyen.

Mi az eredményszám? Ami egy időszak eredményét mutatja. Például az árbevétel. Figyeled a havi árbevétel alakulását. Viszont a havi árbevételt mikor tudod meg? Pontosan hó végén, amikor már nem tudsz érte semmit sem tenni. Az már megtörtént, kész, vége, időszak lezárva. Legfeljebb a következő hónapban megpróbálsz javítani.

Éppen ezért érdemes visszamenni a folyamataid elejére és ott mérni olyan tényezőket, amik az árbevétel alakulását befolyásolják.

 

Például?

Például az érdeklődő szerző folyamatodban mennyi érdeklődőt vonzol be naponta, hetente. Mennyien kérnek ajánlatot, ezek hány százalékával szerződsz és átlagosan mekkora összegre.

Mindegyik fent említett tényező hozzájárul az árbevétel alakulásához, és ha ezeket méred, akkor menet közben tudsz változtatni, hogy utóbbi több legyen a hó végére.

Sok számlát állítasz ki és ha nálatok kritikus tényező, hogy minél alacsonyabb legyen a hibásan kiállított számlák aránya, akkor mérd azt.

Ha nagyszámú ügyfelet szolgálsz ki (pl. webshop), akkor érdemes mérni az ügyfélvisszajelzéseket. Ha eddig egy 1-10-ig terjedő skálán kaptál átlag 8-at, és elkezd romlani az átlag, akkor látod, hogy valami nincs rendben, valamin javítani kell.

Lehet, hogy nálatok fontos a túlórák figyelése, vagy ha személyes értékesítéssel szerzed az ügyfeleket, akkor az, hogy hetente mennyi emberrel ülsz le beszélni a bizniszedről.

Nem sorolom tovább, láthatod, hogy abszolút cégfüggő, hogy kinek mi a fontos és mit mér. A lényeg az, hogy mérd, mert ha méred, akkor lesz viszonyítási alapod, amihez képest tudod javítani a teljesítményt, eredményességet.

Majdnem elfelejtettem egy fontos dolgot. Neked mint cégvezetőnek nem az a dolgod, hogy statisztikákat készíts, amikor utálsz adminisztratív feladatokat végezni. Neked döntéseket kell hoznod azok alapján. Az elkészítést delegáld (ha van kinek).