Szükség van rá

Meglátásom szerint minden vállalkozásban szükség van legalább feladat-/projekttámogató szoftverre.

Hogy CRM rendszerre vagy ügyviteli rendszerre szüksége van-e mindegyiknek, azon már lehet vitatkozni. Bár igazából a vita tárgyát inkább a szoftver ára képezné és nem a kihasználhatósága.

Mivel azonban ezekből is léteznek ingyenesen is jól használható változatok, így akár  lehetne mindenkinek.

Alkalmassá lehet válni

A kérdés inkább az, hogy alkalmas-e rá mindegyik vállalkozás, hogy bevezessen ilyet?

Nem, de mindenkit alkalmassá lehet tenni.

Szükség van minden vállalkozásban szoftveres támogatásra (ügyviteli rendszer, CRM rendszer, projekttámogatás stb.), ez nem kérdés. Még az egyszemélyes vállalkozásoknak is lényegesen meg tudja könnyíteni az életét. Hatékonyabb ügyintézés, kevesebb hiba, elmaradás, elfelejtett feladatok, ígéretek, egyszerűbb adminisztráció.

Rengeteg időt tudnak vele megspórolni, könnyebb a feladatok nyomon követése, számonkérése, számlázása, mérése.

Kiszervezni is lényegesen könnyebben tudnak feladatokat, és a kiszervezett feladatok nyomon követése pofonegyszerű szoftveres támogatással.

Ezt már csak azért is merem ilyen határozottan állítani, mert én is használok ügyviteli rendszert és lényegesen megkönnyíti a kiszervezett folyamataim koordinálását.

Hol a hiba?

Sokan tisztában is vannak ezekkel az előnyökkel és azért, hogy élvezzék őket, elkezdenek használni egy szoftver. Akár még fizetnek is érte.

Használják, de valahogy nem váltja be a hozzá fűzött reményeket. Valami nem stimmel és általában a szoftvert hibáztatják, hogy nem tudja megfelelően támogatni a folyamatokat.

Volt már ilyen élményed? Nálad mi volt az ok?

Rendszer

Nemrég egy CRM, ügyviteli, termelésirányítási szoftvereket fejlesztő cég előadásán hallottam ezt a zseniálisan megfogalmazott mondatot:

„A szoftver nem csinál rendet, de megköveteli.”

Ez a kulcs. Sokan azt hiszik, hogy a rendszer hiányát, a kidolgozatlan folyamatokat majd a szoftver fogja megoldani.

Nem fogja, épp ellenkezőleg. Ahhoz, hogy használni és kihasználni tudj egy ilyen szoftvert, előbb a rendszert, a folyamatokat kell gatyába rázni a cégedben.

E nélkül olyan egy szoftver bevezetése, mintha egy építész ingoványos talajra építené fel a házat. Nem lesz hosszú életű.

Ahhoz, hogy egy szoftver hatékonyan támogatni tudja a üzletmenetet, először standardizálni és dokumentálni kell a folyamatokat.

Először rendet kell rakni, hogy a szoftver aztán a rend megtartásában tudjon hatékonyan segíteni. Semmiképp sem fordítva.